Wie JOIN Fertilly jede Woche über 6 Stunden einspart

Die Herausforderung

Zu viele Plattformen, zu viel Zeitverschwendung

Als Francesca zu Fertilly kam, wurde sie damit beauftragt, die Personalbeschaffung des Unternehmens zu übernehmen. Aus seiner Erfahrung bei der Leitung mehrerer Fertilitätskliniken in der Vergangenheit wusste er, dass es sehr schwierig war, eine große Anzahl von Bewerbungen zu bearbeiten.

Das Fertilly-Team und Francesca nutzten zu viele Kanäle. Francesca erhielt Bewerbungen per E-Mail, musste parallel aber auch auf die einzelnen Jobportale zugreifen. Jede Jobbörse funktionierte dabei etwas anders und erforderte unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Verwaltung der Bewerbungen und der Kommunikation mit den Bewerber:innen. Dies war das Hauptproblem, das gelöst werden musste, um die Effizienz zu steigern.

Da viele Fachkräfte im Gesundheitswesen keine großen allgemeinen Netzwerke wie LinkedIn oder XING für sich nutzen, musste sie zahlreiche Nischen-Jobbörsen bemühen, um die richtigen Kandidat:innen ansprechen zu können.

All dies machte es schwierig, einen organisierten Arbeitsablauf zu schaffen, da sie so viele Posteingänge auf einmal zu überprüfen hatte. Hinzu kam die Schwierigkeit, die Bewerber:innen zu finden, die sie für Fertilly gewinnen wollte.

Sie suchten vor allem Teammitglieder für die Bereiche Vertrieb und Kundenbetreuung. Francesca merkte schnell, dass die Bewerber, die sie ansprach, sehr unterschiedliche Fähigkeiten und Erfahrungen mitbrachten, da diese Bereiche so breit gefächert sind. 

Das Ergebnis? Es ging zu viel Zeit damit verloren, ungeeignete Bewerber zu screenen, auszusortieren und abzulehnen.

Die wichtigsten Problempunkte für Francesca waren:

• Nutzung mehrerer separater (Nischen-)Portale zur Talentgewinnung
• Screening, Vorauswahl und Kommunikation mit Bewerber:innen über alle Portale einzeln.
• Zeitverschwendung aufgrund des großen Zustroms ungeeigneter Talente

Um dieses Problem zu lösen, benötigte Francesca ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem sie alle Bewerbungen und die Kommunikation mit den Bewerber:innen zentralisieren konnte. Je mehr Möglichkeiten zur Automatisierung, desto besser.

Hier kam JOIN ins Spiel. Francesca erklärt dazu:

„Als ich von JOIN erfuhr, sah ich sofort, wie hilfreich es war, alles in einem Tool zu haben. Ich kann mich einfach durch die Bewerbungen klicken und die Kandidaten scannen. Wenn ich sie ablehne, erhalten sie eine automatische Nachricht, sodass ich nicht an jeden von ihnen eine separate E-Mail schreiben muss. Wenn ich Bewerber akzeptiere, habe ich sie in meinem ‘Qualifiziert’-Kanal, den ich leicht sortieren und erneut durchsuchen kann. Das macht es viel einfacher, als wenn ich alles über meinen E-Mail-Posteingang abrufen müsste.“

Francesca Sacchi

Teamlead Patient Care Italy & France

Die Lösung

Fertilly nutzt JOIN zur Rationalisierung und Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe

Um die Abteilungen Vertrieb und Kundenbetreuung auszubauen, musste Fertilly eine Reihe von spezialisierten Stellenbörsen nutzen und seine Stellenanzeigen oft mehrmals neu veröffentlichen. Francesca musste also verschiedene Versionen desselben Anzeigentitels A/B-testen, um mehr und bessere Talente zu gewinnen.

Und sobald sich Kandidaten auf eine Stelle bewarben, musste Francesca mit den für die jeweilige Einstellung zuständigen Verantwortlichen bei Fertilly zusammenarbeiten, um schnell zu einer Entscheidung zu kommen. Sie erklärt:

„Wenn es um Einstellungen geht, ist Schnelligkeit sehr wichtig. Wir können es bei Bewerber:innen sehen, sie wissen es wirklich zu schätzen, wenn man schnell reagiert und sofort antwortet. Das macht einen guten Eindruck und die Konversionsrate ist höher, wenn man schnell ist.“

Hier erfahren Sie, wie die Talent-Attraction-Software von JOIN Francesca und Fertilly dabei geholfen hat, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um schnellere Einstellungserfolge zu erzielen:

Alle Bewerbungen zentralisiert in nur einem einzigen Tool

Durch den Einsatz von JOIN ist Fertilly in der Lage, alle eingehenden Bewerbungen mit nur einem Tool zu bearbeiten. Anstatt ständig zwischen verschiedenen Jobportalen wechseln zu müssen, um die eingehenden Bewerbungen zu prüfen, läuft nun alles zentral über JOIN.

Und selbst wenn eine hoch spezialisierte Nischen-Jobbörse (noch) keine Partnerschaft mit JOIN eingegangen war, fand Francesca dennoch einen Weg, JOIN für diesen Prozess zu nutzen. Sein Rat:

„Noch ein Tipp: Wir haben zum Beispiel nach Psychologen gesucht. Für diese Berufsgruppe gibt es sehr spezielle Jobportale. Also habe ich Stellenangebote auf Psychologen-Stellenportalen veröffentlicht, aber die Kandidaten gebeten, sich über den JOIN-Link in der Beschreibung zu bewerben, sodass alle Bewerbungen, die wir erhalten würden, über JOIN eingehen werden. Das war wirklich effektiv.“

Dadurch wurde Francescas Arbeitsweise effizienter und einfacher zu handhaben, was ihm eine Menge Zeit sparte. Sie schätzt, dass sie jetzt sechs Stunden pro Woche allein durch die Nutzung von JOIN einspart!

Einfache Kommunikation und unkomplizierte interne Zusammenarbeit

Der Eingang von Bewerbungen ist nur ein Teil des Prozesses. Als Nächstes müssen die Bewerbungen in Zusammenarbeit mit dem Team geprüft werden, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Und dann muss das Ergebnis noch den jeweiligen Bewerber:innen mitgeteilt werden.

Mit JOIN kann Fertilly all das innerhalb desselben Tools tun. Francesca arbeitet derzeit mit vier anderen Teammitgliedern in JOIN zusammen. Wenn sie eine neue Bewerbung besprechen möchte, taggt sie einfach den entsprechenden Kollegen im Kommentarfeld und dieser erhält eine Benachrichtigung.

Zuvor waren alle Bewerbungen auf verschiedene Stellenportale verteilt, sodass Francesca jedes Portal extra prüfen und sich dann intern über ein anderes Tool mit den Teammitgliedern abstimmen musste. Jetzt wird alles in JOIN gesammelt.

Sobald eine Entscheidung gefallen ist, kann Francesca sofort eine Follow-up-E-Mail an den oder die Bewerber:in senden. Durch die Verwendung automatisierter E-Mail-Nachrichten kann sie sogar Kandidaten mit nur einem Mausklick ablehnen!

Wie stellt Fertilly mit JOIN ein?

Der Einstellungsprozess bei Fertilly wurde mit JOIN optimiert und sogar um JOIN herum konzipiert. Es ist das einzige Recruiting-Tool, das Fertilly einsetzt, denn, wie Francesca sagt, „die Vorteile [von JOIN] sind einfach zu groß“.

Wie sieht der Einstellungsprozess bei Fertilly heute aus?

Schritt 1: Entscheidung über die zu besetzende Stelle und Zuweisung der Verantwortlichen

Schritt 2: Erstellung der Stellenanzeige im JOIN Job Editor

Schritt 3: Multiposting der Stellenanzeige mit JOIN auf verschiedenen Jobbörsen

Schritt 4: Veröffentlichung derselben Stellenanzeige in weiteren relevanten Nischen-Jobbörsen mit Verweis auf den JOIN-Bewerbungslink

Schritt 5: Bewerbungen in JOIN überwachen

Schritt 6: Screening von Bewerber:innen, ggf. in Zusammenarbeit mit internen Verantwortlichen

Schritt 7: Sendung von automatisierten E-Mails über JOIN an abgelehnte Bewerber:innen

Schritt 8: Planung des Vorstellungsgesprächs mit Bewerber:innen